Как нужно и как НЕ нужно работать с удаленными сотрудниками

Как нужно и как НЕ нужно работать с удаленными сотрудниками
Привет.
Сегодня расскажу не про письма, а скорее про то, как мы их пишем.
Про систему.
Или ее отсутствие)
2 года я проработала в аврале. 
Офис, сотрудники, куча проектов, работа по ночам, накопившаяся усталость и никакого просвета.
В отпуск уехать и отдохнуть тоже не получалось. Потому что за этим следовали — срыв сроков по проектам,
падение продаж (ими я занималась долго сама), ну и много-много других проблем.
Я устала. 
Устала так, что закрыла офис, отправила всех сотрудников на удаленку и уехала путешествовать.
И так меня это затянуло, что теперь сложно сказать — где же мой дом? Питер? Калининград? Барселона? Майами?
Я не хвастаюсь. Это предыстория.
Снимок экрана 2015-09-16 в 18.21.21
Но из такого образа жизни возникает другая проблема — качество твоего продукта и работы с удаленными сотрудниками. Не фрилансерами, а людьми, которые просто не сидят в офисе, но работают с тобой каждый день.
Как организовать их работу эффективно?
Ответ я искала несколько лет. Вроде бы нашла. Хочу с вами им поделиться.
Сегодня затрону 6 пунктов, которые я для себя решила при работе с удаленными сотрудниками: 
Снимок экрана 2015-09-16 в 18.23.37
1. Никакой круглосуточной работы. У нас в компании график работы с 11 до 19 — 5 дней в неделю. Если задач накопилось много, некоторые сотрудники начинают работу раньше. Бывает, что позже заканчивают — но я с этим борюсь. У людей должна быть личная жизнь и возможность спокойно отдыхать.
Снимок экрана 2015-09-16 в 18.24.18
2. Прозрачная система оплаты. К этому мы пришли недавно. И вопрос пока стоит остро и дорабатывается. Так как мы продаем не картошку, то должны заранее учитывать все возможные трудозатраты на правки, доработки писем и лендингов, сверхурочное время работы сотрудников и тд. Для этого мы сделали сложную таблицу, которая считает 1) каждое планируемое действие по проекту, 2) сколько сотруднкии потратят времени на каждое действие. Получается идеальная модель проекта.  Мы берем часть времени и денег на резерв (здесь учитываются доп.правки и изменения стратегии) — и получаем четкую стоимость проекта до копеек. Исходя из цены проекта мы узнаем сколько за него получит каждый сотрудник. Система сложная. Пока работает не идеально. Но работает.
Снимок экрана 2015-09-16 в 18.24.56
3. Главная проблема удаленщиков — коммуникации. Мы сталкивались с тем, что некоторые проблемы решаются неделями, хотя в офисе задача была бы решена за час. Для этого были введены ежедневные 20ти минутные планерки. На них присутствуют все члены команды. Менеджеры заранее записывают в специальную сводную таблицу задачи по всем сотрудникам. На планерке задачи проговариваются, делаются акценты, сразу устраняются накладки по нагрузке на копирайтеров/дизайнеров/верстальщиков. Планерки нас сильно продвинули вперед. Кстати, для планерок идеальным сервисом для нас стал Google Hangout
Снимок экрана 2015-09-16 в 18.25.51
4. Раз в 2 недели мы устраиваем «субботник» (обычно не по субботам). Начинаем работать раньше на пару часов. И все вместе закрываем разные висяки в реальном времени. Каждый сотрудник пишет себе задачи на час (обычно это что-то до чего руки долго не доходят). Через час отчет о сделанном и задачи на следующий час. И так 2-3 часа пока все не решат свои мелкие недоработки. Субботники помогают нам финалить проекты.
Снимок экрана 2015-09-16 в 18.26.33
Мы пользуемся для постановки задач Битрикс24.
Снимок экрана 2015-09-16 в 18.27.17 Не могу сказать, что абсолютно довольна его работой. Но в общем он нам подходит. В компании есть правило — если задача не поставлена в Битриксе, значит задачи нет. Все корректировки, макеты, комментарии по задаче мы храним там.
Для общения и решения срочно-важных вопросов мы используем Slack. Вообще, когда ты работаешь дома, очень сложно не отвлекаться на чай, поболтать в контакте, и другие уведомления. Снимок экрана 2015-09-16 в 18.29.14Частично этот вопрос для нас закрыл Slack. Всегда понятно, где задавать вопрос тому, кто тебе нужен. Раньше приходилось писать в почту, в контакт, в скайп…. и дальше, где найдешь)) Slack удобен и освобождает от необходимости быть онлайн в соц.сетях.
Ежедневные/ежемесячные отчеты мы пишем в Evernote. Там прописываются все-все задачи дня, которые решал сотрудник. Снимок экрана 2015-09-16 в 18.29.57Сколько он потратил на них времени. С какими сложностями столкнулся. Я отчеты пару раз в неделю читаю и анализирую ход каждого проекта. Это помогает не задавать бесконечных вопросов коллегам.
База знаний компании хранится на Google Sites — там подробные Снимок экрана 2015-09-16 в 18.30.35пошаговые инструкции по всем процессам, которые происходят в компании. Там же база полезных вебинаров, обучений, видео.
6. Еще один насущный вопрос — это коммуникации с клиентом. Одно дело взять заказ, и совсем другое сделать так, чтобы клиент остался доволен. Людям не привычно работать с теми, кого они не видят. Этот вопрос закрывает Катя. Она у нас — лицо и голос компании. Ее задача 1 раз в неделю пообщаться с каждым клиентом и понять, что мы можем сделать еще лучше для него. Чего он хочет, какие есть пожелания по проекту, что его волнует… Катя знает все про всех. Такая у нее работа)
Снимок экрана 2015-09-16 в 18.31.23
Есть еще много процессов, которые при работе с удаленными сотрудниками решаются иначе — найм, командообразование, сервис и тд.
Я не знаю, насколько вам полезна эта информация, поэтому на сегодня закончу)
Написать продолжение?
Светлана Демина

Похожие посты

Комментарии:

Комментов ( 41 )
  1. chiatomuza
    17.09.2015 at 04:38
    Reply

    хорошая статья, Интересный подход к работе!
    А как вы справляетесь с разностью в часовых полюсах?
    А субботники нужно делать чаще, чтобы в тонусе держать коллектив)

    • Светлана Демина
      17.09.2015 at 11:01
      Reply

      иногда удивляюсь, как мы справляемся)) Работаем по москвоскому времени. Кому-то не повезло) Саша с кириллом на планерки, которые у всех в 12 — в 16 приходят. Они у нас во вторую смену работают))

  2. Михаил Анкудинов
    17.09.2015 at 15:56
    Reply

    Оля, рассылка отличная и контент полезен, но пожалуйста, поменяй шрифт в блоге — этот мелкий серый шрифт просто не читаем. Верстка страницы тоже хромает. В письме верстка отличная

    • Светлана Демина
      18.09.2015 at 10:50
      Reply

      михаил, я Света) приятно познакомиться.
      Сделаю шрифты потемнее)))

  3. Елена
    18.09.2015 at 04:35
    Reply

    Светлана, спасибо большое за статью. Очень интересно было узнать оргмоменты с удаленщиками — какими программами организовывать коммуникации, как контролировать и самое главное — мотивировать, ведь рядом мы не находимся, — чтобы было все во время.. сама хотела нанять удаленных сотрудников, не фрилансеров, но не знала с какого края начать. ваш опыт очень полезен, какие-то наметки. спасибо ) продолжайте нас радовать )

  4. Юлия
    21.06.2016 at 17:40
    Reply

    Добрый день, Светлана.
    Статья неожиданная (ДЛЯ РАССЫЛКИ). вОЗНИК ОДИН НАСУЩНЫЙ ВОПРОС — КАК ВАШИ КОЛЛЕГИ ОТНОСЯТСЯ К ПОДОБНОМУ ПОДРОБНОМУ ПЛАНИРОВАНИЮ И СКОЛЬКО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ОНО У НИХ ОТНИМАЕТ? ПОПРИСУТСТВОВАТЬ НА ПЛАНЁРКЕ, СОСТАВИТЬ ИНСТРУКЦИЮ (ЗДЕСЬ ТОЖЕ ВОПРОС, КТО ПИШЕТ ИНСТРУКЦИИ — СОТРУДНИК САМ ДЛЯ СЕБЯ ИЛИ КОМПЕТЕНТНЫЙ СОТРУДНИК ДЛЯ МЕНЕЕ КОМПЕТЕНТНОГО), пОСТАВИТЬ ЗАДАЧУ В БИТРИКС24 (+ОБСУЖДЕНИЯ И ЗАНЕСЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ТУДА), ЗАТЕМ НАПИСАТЬ ЕЖЕДНЕВНЫЙ ОТЧЁТ. СМОТРИТСЯ ТАК, БУДТО СОТРУДНИК МИНИМУМ ПОЛОВИНУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ — БЮРОКРАТ))

  5. Дайджест лофта #1 | Straven-Loft. Лофт заметок, мыслей, идей
    12.09.2016 at 14:59
    Reply

    […] Управление удаленной командой. Часть 1. Как нужно и как … — Статья о том как построить работу с удаленной командой и какие сервисы и софт могут в этом помочь. […]

  6. Павел
    19.01.2017 at 08:27
    Reply

    письмо интересное, обязательно посмотрю сервисы: «Evernote», «Slack», Google Hangout!
    Спасибо.

  7. Мишаня
    30.01.2017 at 11:04
    Reply

    Автор, спасибо. Такую статью нужно в закладки.

    • Светлана Дёмина
      30.01.2017 at 11:12
      Reply

      Рады, что вам понравилось)

  8. Дамир Абдуллин
    12.04.2017 at 12:47
    Reply

    СВЕТЛАНА, СПАСИБО ЗА ИНТЕРЕСНУЮ ИНФОРМАЦИЮ О ВАШЕЙ ВНУТРЕННЕЙ КУХНЕ.

    1. ДЛЯ ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧ И КОММУНИКАЦИИ С КЛИЕНТОМ (ЭТО ВНЕДРЕНО НЕДАВНО, ПОМНИТЕ Я ЗАДАВАЛ ВАМ ВОПРОС: «ГДЕ ВЫ ВЕДЕТЕ ПРОЕКТ?»), КОНТРОЛЯ ЭТАПОВ ПРОЕКТОВ МЫ ИСПОЛЬЗУЕМ «PLANIRO». ОЧЕНЬ УДОБНАЯ СИСТЕМА, САМЫМ ВКУСНЫМ ДЛЯ НАС ОКАЗАЛОСЬ ЕЁ ВОЗМОЖНОСТЬ — ПРЕДОСТАВЛЯТЬ ДОСТУП К ПРОСМОТРУ ПРОЕКТА ЗАКАЗЧИКУ (ЭТО БЕСПЛАТНО), ТАКИМ ОБРАЗОМ МЫ ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ ТЫСЯЧИ ВОПРОСОВ (ВРОДЕ: «КАК ИДЕТ РАБОТА?», » А ЧТО УЖЕ СДЕЛАНО?», «А КОГДА БУДЕМ ДЕЛАТЬ ВОТ-ЭТО-ВОТ» И Т.Д.)
    2. НИКАКОЙ КРУГЛОСУТОЧНОЙ РАБОТЫ.
    Я ПРЯМО ПРОЧУВСТВОВАЛ ВАШИ СЛОВА ПО ЭТОМУ ПУНКТУ, ВЕДЬ ПРОБЛЕМЫ С ПЕРЕЗАГРУЖЕННОСТЬЮ МОЕ АГЕНТСТВО MRABDULLIN ТОЖЕ ПРОХОДИЛО. ВСЕМ ПОСОВЕТУЮ ВОВРЕМЯ ОТДЫХАТЬ И С САМОГО НАЧАЛА ДЕЛЕГИРОВАТЬ РУТИНУ!

    ЕЩЕ РАЗ СПАСИБО ЗА ИНТЕРЕСНУЮ РАССЫЛКУ! БУДУ ЖДАТЬ ПРОДОЛЖЕНИЯ.

Оставить комментарий