Как нужно и как НЕ нужно работать с удаленными сотрудниками

Но из такого образа жизни возникает другая проблема — качество твоего продукта и работы с удаленными сотрудниками. Не фрилансерами, а людьми, которые просто не сидят в офисе, но работают с тобой каждый день.

Как организовать их работу эффективно?

Ответ я искала несколько лет. Вроде бы нашла. Хочу с вами им поделиться.

1. Никакой круглосуточной работы. У нас в компании график работы с 11 до 19 — 5 дней в неделю. Если задач накопилось много, некоторые сотрудники начинают работу раньше. Бывает, что позже заканчивают — но я с этим борюсь. У людей должна быть личная жизнь и возможность спокойно отдыхать.

2. Прозрачная система оплаты. К этому мы пришли недавно. И вопрос пока стоит остро и дорабатывается. Так как мы продаем не картошку, то должны заранее учитывать все возможные трудозатраты на правки, доработки писем и лендингов, сверхурочное время работы сотрудников и тд. Для этого мы сделали сложную таблицу, которая считает 1) каждое планируемое действие по проекту, 2) сколько сотруднкии потратят времени на каждое действие. Получается идеальная модель проекта.  Мы берем часть времени и денег на резерв (здесь учитываются доп.правки и изменения стратегии) — и получаем четкую стоимость проекта до копеек. Исходя из цены проекта мы узнаем сколько за него получит каждый сотрудник. Система сложная. Пока работает не идеально. Но работает.

3. Главная проблема удаленщиков — коммуникации. Мы сталкивались с тем, что некоторые проблемы решаются неделями, хотя в офисе задача была бы решена за час. Для этого были введены ежедневные 20ти минутные планерки. На них присутствуют все члены команды. Менеджеры заранее записывают в специальную сводную таблицу задачи по всем сотрудникам. На планерке задачи проговариваются, делаются акценты, сразу устраняются накладки по нагрузке на копирайтеров/дизайнеров/верстальщиков. Планерки нас сильно продвинули вперед. Кстати, для планерок идеальным сервисом для нас стал Google Hangout

4. Раз в 2 недели мы устраиваем «субботник» (обычно не по субботам). Начинаем работать раньше на пару часов. И все вместе закрываем разные висяки в реальном времени. Каждый сотрудник пишет себе задачи на час (обычно это что-то до чего руки долго не доходят). Через час отчет о сделанном и задачи на следующий час. И так 2-3 часа пока все не решат свои мелкие недоработки. Субботники помогают нам финалить проекты.

Мы пользуемся для постановки задач Битрикс24.

Не могу сказать, что абсолютно довольна его работой. Но в общем он нам подходит. В компании есть правило — если задача не поставлена в Битриксе, значит задачи нет. Все корректировки, макеты, комментарии по задаче мы храним там.

Для общения и решения срочно-важных вопросов мы используем Slack. Вообще, когда ты работаешь дома, очень сложно не отвлекаться на чай, поболтать в контакте, и другие уведомления. Частично этот вопрос для нас закрыл Slack. Всегда понятно, где задавать вопрос тому, кто тебе нужен. Раньше приходилось писать в почту, в контакт, в скайп…. и дальше, где найдешь)) Slack удобен и освобождает от необходимости быть онлайн в соц.сетях.

Ежедневные/ежемесячные отчеты мы пишем в Evernote. Там прописываются все-все задачи дня, которые решал сотрудник. Сколько он потратил на них времени. С какими сложностями столкнулся. Я отчеты пару раз в неделю читаю и анализирую ход каждого проекта. Это помогает не задавать бесконечных вопросов коллегам.

База знаний компании хранится на Google Sites — там подробные пошаговые инструкции по всем процессам, которые происходят в компании. Там же база полезных вебинаров, обучений, видео.

6. Еще один насущный вопрос — это коммуникации с клиентом. Одно дело взять заказ, и совсем другое сделать так, чтобы клиент остался доволен. Людям не привычно работать с теми, кого они не видят. Этот вопрос закрывает Катя. Она у нас — лицо и голос компании. Ее задача 1 раз в неделю пообщаться с каждым клиентом и понять, что мы можем сделать еще лучше для него. Чего он хочет, какие есть пожелания по проекту, что его волнует… Катя знает все про всех. Такая у нее работа)

Есть еще много процессов, которые при работе с удаленными сотрудниками решаются иначе — найм, командообразование, сервис и тд.

Я не знаю, насколько вам полезна эта информация, поэтому на сегодня закончу)

Написать продолжение?